Logiciel de gestion des notes de frais : utilité et avantages

Plus une entreprise se développe, plus ses activités se diversifient et son capital humain s’agrandit. La gestion de processus quotidien comme les notes de frais devient plus importante et nécessite plus de ressources. Il faut donc automatiser le système afin de gagner de temps. Pour cela, de nombreux logiciels ont été conçus pour faciliter la tâche aux entreprises et ainsi optimiser le processus. Découvrez l’utilité d’un logiciel de gestion des notes de frais et les avantages qu’il offre à votre entreprise.

Logiciel de gestion des notes de frais : quelle utilité ?

La gestion des notes de frais fait partie intégrante du fonctionnement d’une entreprise. En particulier, si elle a des salariés qui se déplacent beaucoup. En général, les collaborateurs avancent les dépenses engendrées sur leur fonds personnel. Cela oblige l’entreprise à effectuer un remboursement. Ce processus de remboursement s’avère aussi complexe que coûteux.

Fait manuellement, c’est un processus long, fastidieux qui requiert une attention particulière après tout il met également en collaboration plusieurs services. Il faut d’abord que le collaborateur fasse une saisie des déplacements effectués dans un rapport. Ce rapport sera ensuite envoyé à un manager pour approbation. Celui-ci le transmettra à son tour au comptable pour une intégration dans la comptabilité. Il faudra ensuite effectuer un traitement de chaque note de frais, calculer la TVA récupérable, facturer aux clients avant d’effectuer le paiement au salarié. Sans compter qu’il faudra conserver tous les justificatifs des dépenses effectuées.

En réalité, les notes de frais renferment un ensemble de coûts souvent peu connus. Une gestion efficace doit tenir compte de tous ces frais. Un calcul manuel mal fait peut engendrer des dépenses superflues et une perte financière énorme pour l’entreprise. L’adoption d’un logiciel est une solution efficace pour simplifier la gestion des notes de frais de vos collaborateurs tout en éliminant les risques de fraude.

Quels sont les avantages ?

Un logiciel de gestion des notes de frais offre de nombreux avantages tant aux employés, qu’aux managers et aux services comptables.

Un gain de temps

Un logiciel de dépenses vous fait gagner un temps énorme que vous pouvez consacrer à d’autres activités. Rien qu’en excluant la saisie des données ; vous gagnez 80 % de temps. Les divers circuits de validation ne sont plus nomades, mais automatisables. Le manager peut désormais consulter les dépenses de l’employé sur son Smartphone, les approuver et les transférer de manière instantanée à la comptabilité. Tout ce processus ne prend que quelques minutes.

Réduction de la marge d’erreur

Le processus de gestion manuelle conduit souvent à des erreurs, des oublis. Ce qui donne souvent lieu à des frustrations. Une gestion automatique réduit considérablement les erreurs puisque la saisie, les calculs sont automatisés. Le logiciel est également équipé d’un algorithme permettant de détecter les doublons, les données manquantes, etc. pour donner lieu à un certain niveau de fiabilité dans les résultats.

Un archivage sécurisé

Depuis l’entrée en vigueur de l’arrêté du 22 mars 2017, l’archivage et les justificatifs numériques sont devenus la norme en termes de notes de frais. L’archivage numérique assure la pérennité et la sécurité des données.

Un logiciel de gestion des notes de frais vous permet de gérer les dépenses au sein d’une entreprise. Il est donc essentiel pour chaque entreprise.

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